Министерство здравоохранения РФ

Приказ
№ 408 от 3 августа 2023 г.

«Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства здравоохранения РФ и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения»

В соответствии с частью 1 статьи 23 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ" приказываю:

Утвердить прилагаемый Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства здравоохранения РФ и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.

Министр
М.А. Мурашко

Приложение
к приказу Министерства здравоохранения РФ
от 3 августа 2023 г. № 408

Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства здравоохранения РФ и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения

1. Общие положения

1.1. Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства здравоохранения РФ и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (далее соответственно - Перечень, документы, Министерство) разработан в соответствии с Федеральным законом от 22:10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ", приказами Федерального архивного агентства от 20:12.2019 № 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения", от 28:12.2021 № 142 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения", иными нормативными правовыми актами РФ, регламентирующими состав и сроки хранения отдельных видов документов.

1.2. Перечень предназначен для использования в работе при подготовке номенклатур дел, определения сроков хранения документов, разработки схем классификации документов и формирования дел, при отборе документов на хранение и уничтожение, а также в практической работе Центральной экспертной комиссии Министерства здравоохранения РФ (далее - ЦЭК), экспертных комиссий подведомственных Министерству организаций.

Перечень может быть использован в деятельности органов исполнительной власти субъектов РФ в сфере охраны здоровья и подведомственных им организаций, а также иных органов и организаций в сфере здравоохранения независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности.

2. Структура Перечня и порядок его применения

2.1. Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие все направления деятельности Министерства и подведомственных ему организаций.

2.2. Документы в разделах и подразделах Перечня обобщены в статьях, систематизированных по функционально-предметному принципу в логической последовательности.

2.3. Перечень состоит из 23 разделов:

раздел 1 - "Организация системы управления";

раздел 2 - "Планирование деятельности";

раздел 3 - "Финансовое обеспечение деятельности";

раздел 4 - "Учет и отчетность";

раздел 5 - "Международное сотрудничество";

раздел 6 - "Информационная, редакционно-издательская деятельность";

раздел 7 - "Трудовые отношения";

раздел 8 - "Кадровое обеспечение";

раздел 9 - "Организация оказания медицинской помощи";

раздел 10 - "Организация и проведение медицинских экспертиз, медицинские и психиатрические освидетельствования";

раздел 11 - "Организация оказания медицинской помощи в рамках клинической апробации методов профилактики, диагностики, лечения и реабилитации";

раздел 12 - "Организация обращения лекарственных средств, организация обращения биомедицинских клеточных продуктов, аттестация уполномоченных лиц";

раздел 13 - "Обеспечение санитарно-эпидемиологического благополучия";

раздел 14 - "Предоставление услуг в области курортного дела";

раздел 15 - "Информационные технологии, информационная безопасность и защита информации";

раздел 16 - "Научно-исследовательская и инновационная деятельность";

раздел 17 - "Образовательная деятельность (медицинское и фармацевтическое образование)";

раздел 18 - "Производственная деятельность";

раздел 19 - "Строительство, реконструкция, реставрация объектов недвижимости";

раздел 20 - "Материально-техническое обеспечение деятельности";

раздел 21 - "Административно-хозяйственное обеспечение деятельности";

раздел 22 - "Обеспечение режима безопасности, гражданская оборона, мобилизационная подготовка и защита от чрезвычайных ситуаций";

раздел 23 - "Социально-бытовое и медицинское обеспечение".

2.4. Перечень имеет 5 граф:

в графе 1 указываются номера статей перечня (статьям перечня присвоена сквозная нумерация);

в графе 2 приведены названия видов документов или комплексов документов, если включенные в комплекс документы относятся к одной теме и имеют один срок хранения; при обозначении комплексов документов используются термины "документы" или "досье" (после слова "документы" в скобках перечисляются наименования основных видов документов, включенных в статью, например: "Документы (заключения, справки, докладные и служебные записки, переписка и др.) по правовой и антикоррупционной экспертизе проектов нормативных правовых актов и иных документов Минздрава России");

в графах 3, 4 указаны сроки хранения документов:

графа 3 - в Минздраве России;

графа 4 - в подведомственных организациях.

Сроки хранения документов распространяются в том числе на документы, содержащие сведения ограниченного доступа и ограниченного распространения и применяются в обязательном порядке всеми организациями, находящимися в ведении Минздрава России;

в графе 5 приводятся примечания, если необходимо дать комментарии относительно видов документов или сроков их хранения.

2.5. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен алфавитно-предметный указатель видов документов со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

3. Порядок применения Перечня

3.1. Определение сроков хранения документов производится путем сверки соответствия содержания документов, подлежащих экспертизе, с соответствующими статьями Перечня. Поиск необходимой статьи следует производить по оглавлению разделов Перечня или по алфавитно-предметному указателю видов документов.

3.2. Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

Срок хранения медицинской карты пациента (карты, индивидуальной карты, истории развития), получившего медицинскую помощь в стационарных условиях, в условиях дневного стационара исчисляется с 1 января года, следующего за годом выписки пациента из стационара (дневного стационара).

Срок хранения медицинской карты пациента (карты, индивидуальной карты, истории развития), получавшего медицинскую помощь в амбулаторных условиях, исчисляется с 1 января года, следующего за годом ее передачи в архив медицинской организации. До передачи на архивное хранение указанные документы хранятся в течение пяти лет, следующих за годом последнего посещения пациентом медицинской организации, отраженного в его медицинской карте (карте, индивидуальной карте, истории развития).

Срок хранения медицинской карты донора, учетной карты донора исчисляется с 1 января года, следующего за годом их передачи в архив медицинской организации. До передачи на архивное хранение указанные документы хранятся в течение пяти лет, следующих за годом последней донации, отраженной в медицинской карте (учетной карте).

Срок хранения медицинской карты ребенка, воспитывающегося в доме ребенка, исчисляется с 1 января года, следующего за годом прекращения нахождения ребенка в доме ребенка.

Срок хранения медицинской карты пациента, проходившего санаторно-курортное лечение в санаторно-курортной организации, исчисляется с 1 января года, следующего за годом завершения прохождения санаторно-курортного лечения.

3.3. Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.

Исключение составляет медицинская документация пациентов (медицинские карты, карты, индивидуальные карты, истории развития и приобщающиеся к ним документы), срок хранения которой на бумажном носителе составляет 25 лет, а в случае ведения ее в медицинской информационной системе медицинской организации - 50 лет, о чем сделаны отметки в графе "Примечания" Перечня.

Некоторые виды документов, приведенные в Перечне, могут создаваться, обрабатываться, храниться и использоваться только в электронном виде, без аналога на бумажном носителе, в случаях, предусмотренных действующим законодательством РФ.

3.4. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению. Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается. Нарушение требований о хранении документов влечет за собой ответственность, предусмотренную законодательством РФ.

3.5. Предусмотренная Перечнем отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия), сопровождающая в отдельных случаях сроки временного хранения документов, означает, что в отличие от других документов временного срока хранения, отдельные документы из этой группы по своему содержанию могут иметь не только практическое значение, но и научно-историческую ценность. В этом случае данные документы отбираются на постоянное хранение при проведении экспертизы ценности документов после окончания делопроизводственного года.

3.6. Срок хранения "Постоянно" означает, что:

документы, образовавшиеся в деятельности организаций - источников комплектования государственных архивов, включаются в состав Архивного фонда РФ и подлежат передаче на постоянное Хранение в соответствующие архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях;

документы, образовавшиеся в деятельности организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, хранятся в организациях не менее 10 лет.

3.7. Срок хранения "До ликвидации организации" означает, что документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, выступает или не выступает эта организация источником комплектования государственного архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда РФ.

3.8. Срок хранения "До минования надобности" означает, что документы имеют ограниченное практическое значение (например, правила, инструкции, отчеты, бюллетени, справочники, полученные от других органов власти или организаций для сведения) и по мере их использования или отмены выделяются к уничтожению.

3.9. Срок хранения "До замены новыми" применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе, и означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми.

3.10. Срок хранения 50/75 лет, установленный для документов по личному составу, означает следующее:

• срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, составляет 75 лет;
• срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, составляет 50 лет;
• по истечении данных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных архивов, подлежат экспертизе ценности;
• документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

3.11. Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается.

3.12. Организации вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы ценности документов. Повышение установленных Перечнем сроков хранения допускается в тех случаях, когда это обусловлено особенностями работы конкретной организации и ее практическими потребностями.

3.13. При подготовке номенклатур дел используются приведенный в Перечне видовой состав документов и установленные Перечнем сроки их хранения. Наименования видов документов конкретизируются. К сроку хранения дается ссылка на статью Перечня.

Список сокращений

ЕГИСЗ - единая государственная информационная система в сфере здравоохранения

ЕГИСУ НИОКТР - единая государственная информационная система учета научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ гражданского назначения

НИОКР - научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы

НИР - научно-исследовательская работа

НМИЦ - национальный медицинский исследовательский центр

ОМС - обязательное медицинское страхование

РАН - Российская академия наук

СНГ - Содружество Независимых Государств

ТФОМС - территориальный фонд обязательного медицинского страхования

ФАС России - Федеральная антимонопольная служба

ФФОМС - Федеральный фонд обязательного медицинского страхования

ЭЛМК - электронная медицинская книжка

См. перечень в формате PDF >>